Kogo w Polsce dotyczy obowiązek niszczenia dokumentów?

księgowość, porady, praca

dokumenty

Wbrew powszechnemu przekonaniu, proces niszczenia i utylizacji dokumentacji zawierającej dane osobowe często jest skomplikowany — i wymaga porad profesjonalisty. Wiele osób nie rozumie, które dokumenty należy zniszczyć ze względu na ich dezaktualizację i jak przeprowadzić niszczenie dokumentów zgodnie z prawem. W tym artykule wyjaśnimy, kogo w Polsce dotyczy obowiązek niszczenia dokumentów i po jakim okresie należy zutylizować tego typu dane.

Kto jest zobowiązany do ochrony i niszczenia dokumentów?

Dane osobowe to wszelkie dane, dzięki którym można zidentyfikować wskazaną osobę. Od wielu lat mówiło się o prawie do prywatności i w Unii Europejskiej przeforsowano rozporządzenie nakłaniające firmy przetwarzające dane osobowe do jak najkrótszego ich przechowywania. 

Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO), zarówno instytucje publiczne (takie jak szkoły, szpitale czy urzędy), jak i firmy prywatne, które przetwarzają dane osobowe, zobowiązane są do niszczenia i utylizacji dokumentacji zawierającej takie wrażliwe dane. Z obowiązku zwolnione są osoby prywatne — co może mieć spore znaczenie w wypadku np. jednoosobowych działalności gospodarczych.

Naruszenie zasad ochrony danych osobowych może skutkować grzywnami w wysokości do 20 milionów euro lub 4% rocznych przychodów firmy, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa. Doświadczenie naruszenia ochrony danych osobowych może również prowadzić do utraty zaufania klientów, co może mieć znacznie większe konsekwencje dla dobrobytu firmy niż kary finansowe

Niszczenie dokumentów — kiedy i jak?

Dokumenty, których termin ważności upłynął, należy zniszczyć i zutylizować. Dalsze przechowywanie takich dokumentów zwiększa ryzyko wycieku danych osobowych i dostania się ich w niepowołane ręce. Więcej dowiesz się tutaj: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/. RODO nie określa dokładnego czasu przechowywania danych — należy je zniszczyć, gdy przestaną być niezbędne — na przykład po zakończeniu procesu rekrutacji. 

W przypadku wielu firm okres przechowywania jest określony przez obowiązujące przepisy. Na przykład dokumenty dotyczące kwestii podatkowych powinny być przechowywane przez 5 lat, a dokumenty dotyczące pracowników przez 10 lat (choć od tej zasady istnieją wyjątki). Więcej o przechowywaniu i niszczeniu dokumentów księgowych dowiesz się tu: https://www.destroy.pl/baza-wiedzy/kiedy-mozna-niszczyc-dokumenty-ksiegowe/ 

Warto zauważyć, że zasady niszczenia dokumentów dotyczą nie tylko dokumentacji papierowej. Wraz z nadejściem ery cyfrowej coraz większa ilość danych osobowych jest przechowywana na nośnikach elektronicznych, takich jak płyty CD, DVD, dyski twarde i pamięci flash. Gdy dane te stają się nieaktualne, należy je również odpowiednio zniszczyć.

Ponieważ cała procedura może być skomplikowana, warto skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm oferujących usługi niszczenia dokumentów. Firma https://www.destroy.pl dostarcza zamawiającemu bezpieczne zaplombowane pojemniki do gromadzenia dokumentacji. Po napełnieniu pojemników są one bezpiecznie transportowane do wyznaczonej lokalizacji, gdzie dokumentacja jest niszczona. Dyski magnetyczne są demagnetyzowane, a następnie rozdrabniane tak, by nie dało się odtworzyć zniszczonych danych — i łatwo jest zachować

materiał zewnętrzny

Anatomia
anatomia


Kosmos
kosmos


Ssaki
ssaki


Owoce
owoce

Kiedy warto kupić złoto?

Kiedy warto kupić złoto?

W obecnych czasach, gdy stabilność rynków finansowych często jest podważana, coraz więcej osób zastanawia się nad alternatywnymi formami inwestycji. Wśród wielu możliwości, złoto od dawna uchodzi za jedną z najbardziej stabilnych i poszukiwanych opcji inwestycyjnych. Jednakże, pytanie pozostaje otwarte: kiedy jest właściwy moment, aby zainwestować w ten cenny metal?

Wybierasz szkołę językową? Na to zwróć uwagę!

Wybierasz szkołę językową? Na to zwróć uwagę!

Znajomość języków obcych jest bardzo ważna. Nie tylko możesz dzięki niej znaleźć lepszą pracę, ale również wakacyjny wyjazd za granicę będzie przyjemniejszy. Jak wybrać szkołę językową, aby nauka była łatwa, przyjemna i przede wszystkim – skuteczna?

Nauka francuskiego: 5 skutecznych metod na opanowanie języka francuskiego

Nauka francuskiego: 5 skutecznych metod na opanowanie języka francuskiego

Jeśli zastanawiasz się nad nauką języka francuskiego, to koniecznie przeczytaj nasz artykuł! Proces opanowania nowego języka może wydawać się długi i żmudny. Jednak możesz zastosować sprawdzone sposoby, które przyspieszą naukę i uczynią ją bardziej przyjemną. Oto 5 skutecznych metod na opanowanie języka francuskiego!

Wywłaszczenie – o czym należy pamiętać

Wywłaszczenie – o czym należy pamiętać

Proces wywłaszczenia nieruchomości może być nie lada wyzwaniem. Znajomość praw i odpowiednie przygotowanie się do postępowania administracyjnego są kluczowe, aby ograniczyć potencjalne straty. Dowiedz się z dzisiejszego artykułu, jak chronić swoje interesy.