Kogo w Polsce dotyczy obowiązek niszczenia dokumentów?

Wbrew powszechnemu przekonaniu, proces niszczenia i utylizacji dokumentacji zawierającej dane osobowe często jest skomplikowany — i wymaga porad profesjonalisty. Wiele osób nie rozumie, które dokumenty należy zniszczyć ze względu na ich dezaktualizację i jak przeprowadzić niszczenie dokumentów zgodnie z prawem. W tym artykule wyjaśnimy, kogo w Polsce dotyczy obowiązek niszczenia dokumentów i po jakim okresie należy zutylizować tego typu dane.

Kto jest zobowiązany do ochrony i niszczenia dokumentów?

Dane osobowe to wszelkie dane, dzięki którym można zidentyfikować wskazaną osobę. Od wielu lat mówiło się o prawie do prywatności i w Unii Europejskiej przeforsowano rozporządzenie nakłaniające firmy przetwarzające dane osobowe do jak najkrótszego ich przechowywania. 

Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO), zarówno instytucje publiczne (takie jak szkoły, szpitale czy urzędy), jak i firmy prywatne, które przetwarzają dane osobowe, zobowiązane są do niszczenia i utylizacji dokumentacji zawierającej takie wrażliwe dane. Z obowiązku zwolnione są osoby prywatne — co może mieć spore znaczenie w wypadku np. jednoosobowych działalności gospodarczych.

Naruszenie zasad ochrony danych osobowych może skutkować grzywnami w wysokości do 20 milionów euro lub 4% rocznych przychodów firmy, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa. Doświadczenie naruszenia ochrony danych osobowych może również prowadzić do utraty zaufania klientów, co może mieć znacznie większe konsekwencje dla dobrobytu firmy niż kary finansowe

Niszczenie dokumentów — kiedy i jak?

Dokumenty, których termin ważności upłynął, należy zniszczyć i zutylizować. Dalsze przechowywanie takich dokumentów zwiększa ryzyko wycieku danych osobowych i dostania się ich w niepowołane ręce. Więcej dowiesz się tutaj: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/. RODO nie określa dokładnego czasu przechowywania danych — należy je zniszczyć, gdy przestaną być niezbędne — na przykład po zakończeniu procesu rekrutacji. 

W przypadku wielu firm okres przechowywania jest określony przez obowiązujące przepisy. Na przykład dokumenty dotyczące kwestii podatkowych powinny być przechowywane przez 5 lat, a dokumenty dotyczące pracowników przez 10 lat (choć od tej zasady istnieją wyjątki). Więcej o przechowywaniu i niszczeniu dokumentów księgowych dowiesz się tu: https://www.destroy.pl/baza-wiedzy/kiedy-mozna-niszczyc-dokumenty-ksiegowe/ 

Warto zauważyć, że zasady niszczenia dokumentów dotyczą nie tylko dokumentacji papierowej. Wraz z nadejściem ery cyfrowej coraz większa ilość danych osobowych jest przechowywana na nośnikach elektronicznych, takich jak płyty CD, DVD, dyski twarde i pamięci flash. Gdy dane te stają się nieaktualne, należy je również odpowiednio zniszczyć.

Ponieważ cała procedura może być skomplikowana, warto skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm oferujących usługi niszczenia dokumentów. Firma https://www.destroy.pl dostarcza zamawiającemu bezpieczne zaplombowane pojemniki do gromadzenia dokumentacji. Po napełnieniu pojemników są one bezpiecznie transportowane do wyznaczonej lokalizacji, gdzie dokumentacja jest niszczona. Dyski magnetyczne są demagnetyzowane, a następnie rozdrabniane tak, by nie dało się odtworzyć zniszczonych danych — i łatwo jest zachować

materiał zewnętrzny